Maatschappelijk verantwoord inkopen moeten we samen willen

Masterstudent Jessica Kosdi en inkoopmanager bij PreZero Royan van Velse betogen dat je met een partnership met leveranciers grotere en snellere stappen zet naar een blijvende en groeiende duurzame inkoop.

De directies van de meeste organisaties noemen terloops of specifiek de twee magische woorden ‘duurzaam inkopen’. In andere gevallen gebruiken ze de term maatschappelijk verantwoord inkopen. Dat duurzaamheid inmiddels een vast onderdeel van onze inkoopactiviteiten is, wordt veroorzaakt door intrinsieke motivatie, politieke druk en de groeiende vraag van klanten en daardoor ook van sales.

Stok achter de deur

Met name aanbestedende diensten stellen in hun uitvraag steeds meer eisen aan een duurzaam inkoopbeleid van aanbieders. Waar je vroeger nog kon volstaan met het aanvinken van een vakje om te bevestigen dat maatschappelijk verantwoord wordt ingekocht, moet dat nu steeds vaker onderbouwd worden. De tijd van duurzaam denken maakt hierdoor plaats voor een tijd van duurzaam handelen. Een positieve ontwikkeling en een flinke stok achter de deur, want als niet duurzaam wordt ingekocht is de kans op gunning aanzienlijk kleiner. Waar eerder het Dupont-model nog aantoonde dat de inkoopprijs effect heeft op het resultaat van de onderneming, zie je nu dat inkoop een rechtstreeks effect heeft op sales en daarmee een nog grotere invloed op het ondernemingsresultaat.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Door het belang draagt duurzaam inkopen bij aan de ontwikkeling en de verdere professionalisering van inkoop. Door duurzaam in te kopen wordt een significante bijdrage geleverd aan de missie en visie van de organisatie. Goed voorbeeld doet volgen en leveranciers kunnen niet anders dan meegaan. Het uiteindelijke doel is immers dat de gehele keten maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt.

Bruikbare voorbeelden

Waar zowel aanbieders als aanvragers echter mee worstelen, is de vraag hoe je duurzaam inkopen aantoont. Volstaat het om te verklaren dat de richtlijnen ISO 20400 en 26000 worden toegepast? ISO 20400 focust sterk op het maatschappelijk beter inkopen van goederen en diensten, maar is uiteindelijk slechts een richtlijn. Is het een optie om het jaarlijkse duurzaamheidsverslag erop na te slaan? Er zijn normen die aantonen hoe duurzaam de bedrijfsvoering van een organisatie is. Inkopen is daar dan onderdeel van. De CO2-prestatieladder, de MVO-prestatieladder, de Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO) en de rating van Ecovadis zijn daar bruikbare voorbeelden van. Ze zijn bekend, herkenbaar en geven houvast.

Partnership

Naast het voldoen aan criteria, dus het behalen van bepaalde treden op de diverse prestatieladders, kan een organisatie nog veel meer doen. Kijken naar een leverancier en die eisen opleggen ten aanzien van duurzaamheid (en ze ook controleren) is één ding. Zelf daarin participeren is een tweede. Met een partnership zet je grotere en snellere stappen naar een blijvende en groeiende duurzame inkoop.

Tastbare resultaten

Bij het aangaan van een contractuele relatie wordt in de regel uitgegaan van een inspannings-  of resultaatverplichting. Niet alles kan ineens veranderd worden, dus is het aan klant en leverancier om daar een modus in te vinden. Dat kan in eerste instantie met een inspanningsverplichting: de leverancier verplicht zich energie te steken in verduurzaming en doet dat in de hele keten en op alle relevante gebieden. Vooruitgang op dat gebied moet hij kunnen aantonen. Het inzichtelijk maken van de inspanningen kan onder meer via het jaarlijks duurzaamheidsverslag. Zodra het realistisch is te verwachten van een  aanbieder, kan deze inspanning worden omgezet in een resultaatverplichting. Vanaf dat moment heb je het over tastbare resultaten en termijnen die worden vastgelegd in bijvoorbeeld een service level agreement. Dat zijn dus de KPI's.

Krachtige kanten

Zowel de inspanningsverplichting als de resultaatverplichting hebben krachtige kanten van waaruit duurzaamheid op een juiste manier gestimuleerd kan worden. In de basis dienen in elk geval metingen en controles plaats te vinden om het duurzaamheidsfundament te leggen tussen beide partijen. In een open relatie kunnen verschillende duurzaamheidsinitiatieven samen getest en geëvalueerd worden.

In een partnership wordt per definitie samengewerkt. Dat betekent dat de groeiende verantwoordelijkheid voor duurzaamheid niet alleen bij de leverancier ligt. Deze mag op zijn beurt verwachten dat een klant ook zijn aandeel heeft in het realiseren van zijn doelstellingen. Een voorbeeld is dat van de kunststof vuilcontainers voor huishoudens. Als van de leverancier wordt verwacht dat minstens 75 procent van alle geproduceerde containers van gerecycleerd materiaal is, dan mag die producent verwachten dat de klant toch ook minstens eenzelfde percentage afneemt. Soms vereist dat van de klant wat aanpassingen ten aanzien van de eisen die gesteld worden, zoals in dit geval de kleur van de containers, maar als de gezamenlijke wil oprecht is, dan is er ook een weg.

Samen begrijpen

Nog een voorbeeld is dat je als klant van een uitzendbureau niet zou mogen opleggen dat minstens 5 procent van de uitzendkrachten van dat bureau een afstand heeft tot de arbeidsmarkt (social return or investment), terwijl je zelf niet zou willen werken met deze categorie werknemers. Duurzaam inkopen is immers samen begrijpen wat er nodig is en vervolgens ook samen willen werken aan het realiseren daarvan.

Dialoog met aanbieders

Het meten van alle duurzaamheidsinitiatieven blijkt in de praktijk lastig. Je kunt bij een leverancier navragen of hij voldoet aan regelgeving op het gebied van mensenrechten en CO₂-uitstoot. Er zijn veel certificaten in omloop die in elk geval aangeven of een partner actief is op dit vlak. Deze labels zijn echter vrij generiek, terwijl elke producent zo z’n eigen bijzonderheden kent. Voor elke productcategorie zou je dus doelen kunnen stellen die specifiek gelden voor die leveranciers. Door een dialoog met verschillende aanbieders van hetzelfde product kom je tot veel duurzaamheidsinitiatieven.

Voorbeelden

Hoeveel elektrische auto's wil je in de vloot, hoeveel vrachtwagens die rijden op waterstof, hoeveel van de banden worden gerecycled? Hoeveel water, warmte en CO2, wordt door de fabriek opgevangen en hergebruikt, welk percentage van de gebruikte stroom is groen, kunnen kantoorartikelen worden ingezameld voor hergebruik, mag de werkkleding van afval worden gemaakt? Er zijn zó veel voorbeelden en je krijgt ze pas in het vizier als klant en leverancier samen zitten en zich als partners in het onderwerp verdiepen. Uiteindelijk kun je er zelfs doelstellingen aan koppelen. En ja, voer gerust eens een audit uit in de aanvoerketen. Dat houdt iedereen scherp.

Handschoen oppakken

Duurzaam inkopen is in eerste instantie niet zozeer iets opleggen aan een leverancier en daarmee het probleem en de verantwoordelijkheid verschuiven. Maatschappelijk verantwoord inkopen begint met een uitwisseling van best practices. Het is niet alleen moeten, maar ook willen. Klant en leverancier kunnen van elkaar leren en samen die uitdaging aangaan. De handschoen moet echter wel opgepakt worden en dat initiatief ligt in veel gevallen bij inkoop.

Dit artikel is gebaseerd op een reportage van inkoopvereniging Nevi in het vakblad Deal!