Blijft vertrouwelijke informatie in jouw organisatie vertrouwelijk?
Van 22 tot en met 28 januari is het Data Privacy Week. Met dit initiatief vergroten gecertificeerde CA+ bedrijven het bewustzijn over privacygevoelige gegevens. En daar dragen we als PreZero graag ons steentje aan bij. Iedereen heeft te maken met privacygevoelige gegevens die niet zomaar in de (digitale) prullenbak of bij het oud papier mogen belanden. Een goed moment om stil te staan bij hoe binnen jouw organisatie wordt omgaan met gevoelige documenten.
Omgaan met vertrouwelijke documenten
We kennen allemaal de verhalen van belangrijke documenten met vertrouwelijke informatie die werden gestolen uit een auto, vergeten in de trein of bleven liggen op de printer. Nou is omgaan met vertrouwelijke documenten punt één, maar wat doe je met de documenten wanneer je ze niet meer nodig hebt? Berg je ze op in een archief of gooi je ze bij het oud papier? En hoe ga je om met digitale documenten en gevoelige informatie op je computer, laptop of telefoon?
Meer dan 100.000 datalekken
De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg over de afgelopen vijf jaar maar liefst 114.000 meldingen over datalekken. In 2022 (de cijfers van 2023 zijn nog niet bekend) waren er al meer dan 10.000 meldingen van fysieke datalekken via brieven of pakketten. Enorm hoge cijfers, zeker in een tijd waarin elke organisatie de AVG-regels hoog op de agenda heeft staan. Opvallend, en het geeft aan dat de omgang met vertrouwelijke data vaak nog niet de hoge prioriteit heeft die het verdient.
Kies voor veiligheid
Ga op een bewuste manier om met privacygevoelige informatie. Om bedrijfsgevoelige informatie te waarborgen én om potentieel grote schades aan je bedrijf en/of imago te voorkomen. Het is dan ook logisch: privacygevoelig materiaal hoort niet in de oud papierbak. Laat privacygevoelige documenten veilig en duurzaam verwerken door een CA+ gecertificeerd bedrijf. CA+ is het keurmerk in Nederland voor archief-, data- en productvernietiging. Door voor een gecertificeerd bedrijf te kiezen weet je zeker dat het vernietigen gebeurt volgens vastgestelde normen en procedures.
Bij twijfel: vertrouwelijk
Maar wat behandel je nou als vertrouwelijk en wat als ‘gewoon’ oud papier? Een lastige keus, want wat voor de één niet vertrouwelijk is, is dat voor de ander wel. Daarom is mijn advies: behandel papier bij twijfel als vertrouwelijk. Of beter nog: behandel ál het papier als vertrouwelijk, dan zit je altijd goed. De verwerking van vertrouwelijk papier is ook niet veel duurder dan de verwerking van gewoon oud papier, dus waarom zou je onnodig risico’s lopen?
Zonder menselijke tussenkomst
CA+ gecertificeerde bedrijven garanderen een compleet vertrouwelijk inzameling- en vernietigingsproces. Het papier zamel je op jouw locatie(s) in, in afgesloten containers. En het wordt opgehaald in volledig afgesloten voertuigen. Op de vernietigingslocatie wordt het papier automatisch verkleind tot papiersnippers en in balen geperst. In de papierfabriek wordt het papier vervolgens verwerkt tot nieuwe tissues, wc-papier of schrijfpapier. Hierbij wordt niets handmatig gesorteerd. Dat is belangrijk, want je wilt aan ‘de achterkant’ niet alsnog menselijke handen -en ogen- bij je informatie.
Ane-Dick Steringa, Value Chain Directeur Papier en Karton
Vergelijkbare artikelen
Een hightech sorteerinstallatie: wat komt daar allemaal bij kijken?
Echte stappen zetten in de circulaire economie, dít is ervoor nodig
