Stap over op duurzaam inkopen: aftasten, bijhouden, contracteren

Wist je dat afval eigenlijk helemaal geen afval zou hoeven zijn? In een circulaire economie wordt afval enkel nog hergebruikt als grondstof voor nieuwe producten. Om dit doel te bereiken, is duurzaam inkopen essentieel.

Waar veel organisaties moeite mee hebben is om vorm te geven aan duurzaam inkopen. Er zijn richtlijnen voorhanden, prestatieladders of ISO-normeringen, zelfs op het gebied van duurzaam inkopen (ISO 20400). Het wemelt van de labels en de certificeringen. Een juiste start maken blijkt moeilijk. Zonder solide basis raakt het vervolg van een MVI-traject al snel in het geding.

Op de inkoopafdeling van PreZero Nederland is een ABC opgesteld en beproefd om meer logica en structuur aan te brengen bij duurzaam inkopen. Daarbij is de volgende fasering gekozen: Aftasten, Bijhouden, Contracteren.

Aftasten

In de eerste fase wordt er met leveranciers een dialoog gevoerd. Daarbij wordt onderzocht wat zij al doen op het vlak van duurzaamheid en waar zij nog meer kansen zien. Het gaat hierbij over generieke maatregelen (bijvoorbeeld het terugbrengen van de CO2-uitstoot door het contracteren van groene stroom) en over specifieke maatregelen (bijvoorbeeld het percentage kunststof zakken dat vervaardigd is uit 100% regeneraat).

De leverancier mag gezien worden als expert op zijn vakgebied. In plaats van duurzaamheidscriteria op te leggen is het om deze reden nuttiger om daarover in gesprek te gaan. Dit is de fase waarin klant en leverancier meer partner worden en van elkaar leren. Met het doornemen van duurzaamheidsverslagen en het opstellen en laten invullen van een eenvoudige vragenlijst op het gebied van MVI (een self-assessment) ontstaan inzichten en een basis voor de volgende fases.

Laaghangend fruit

Tijdens deze stap kan ook het laag hangend fruit geplukt worden. Vaak lopen reeds maatschappelijke initiatieven waar de klant geen weet van heeft. Door deze vast te leggen ontstaat er inzicht en overzicht en vaak kan met een eenvoudige handeling een verbetering aangebracht worden. Via navraag bij een leverancier van kantoorartikelen bijvoorbeeld kan het papier dat wordt gebruikt om te printen eenvoudigweg naar een hoger duurzaamheidsniveau worden gebracht.

Bijhouden

Het bijhouden van initiatieven is de volgende stap. Het zijn in dit geval metingen en (nog) geen Key Performance Indicators. Omdat steeds meer inzicht ontstaat in wat de leverancier kan betekenen, kan er een inspanningsverplichting worden afgesproken over welke doelen behaald zouden kunnen worden. Dat kan gaan over bijvoorbeeld:

Het percentage gerecycleerd materiaal dat wordt gebruikt;
Het aandeel aan personeel met een afstand tot de arbeidsmarkt dat wordt ingezet (SROI);
Het aantal vol-elektrische voertuigen dat onderdeel uitmaakt van de vloot.

Om het partnerschap te verstevigen is het van belang dat partijen elkaar begrijpen en ondersteunen. Beide vormen een aandeel in het resultaat. Wanneer partijen bijvoorbeeld afspreken dat er voor de productie van een bepaald item over de gehele linie (dus voor alle klanten) gemiddeld voor 80% aan gerecycleerd materiaal wordt ingezet, dan mag de producent van de klant verwachten dat deze in zijn specificaties ook uitgaat van een minimum van 80% en niet daaronder. Door het bijhouden van beoogde resultaten kunnen gezamenlijk verbeterplannen worden opgesteld.

Successen delen en vieren

In deze fase worden successen gedeeld en gevierd. Dit werkt stimulerend voor de hele organisatie. In deze fase wordt duidelijk dat duurzaam inkopen in sommige gevallen zelfs minder duur is.

Contracteren

Een logische vervolgstap is het vastleggen van afspraken over duurzaam inkopen. In deze fase verandert de inspanningsverplichting in een resultaatverplichting en worden de verwachtingen en de behaalde resultaten vastgelegd en gemonitord: een overeenkomst. Het kan bestaan uit een bijlage bij het contract of uit een aparte set met inkoopvoorwaarden.

Geen wens meer, maar eis

Dit is tevens het moment waarop bij het uitschrijven van een tender of een aanbesteding, bepaalde duurzaamheidscriteria geen wens meer zijn maar een eis worden. Dit betekent een knock-out voor de betreffende aanbieder als hij er niet aan kan voldoen. Vanzelfsprekend moeten eisen wel realistisch zijn. Dat wordt bereikt door de eerste stappen van dit ABC te volgen en de ontwikkelingen in de markt te kennen. Echter, niet alles kan even snel worden bereikt. De C staat ook voor controle. Gelet op het feit dat duurzaam inkopen steeds vaker aangetoond moet worden, mogen klant en leverancier in alle transparantie gezamenlijk een audit of een controle uitvoeren. Aandacht voor duurzaam inkopen komt vervolgens standaard aan de orde tijdens periodieke leveranciersevaluaties.

Dialoog is belangrijk

Dialoog is een belangrijke rode draad die door het verduurzamen van inkoop loopt. PreZero kiest ervoor om op regelmatige basis met klanten én leveranciers te sparren, niet alleen tijdens individuele gesprekken maar ook gedurende plenaire sessies. De stappen die we gezamenlijk nemen moeten uiteindelijk leiden tot een schonere toekomst voor iedereen.

Dit artikel is gebaseerd op een eerder gepubliceerd artikel op het platform Facto.

Aan de slag met de workshop duurzaam inkopen!

Wilt u in uw organisatie ook beginnen met duurzaam inkopen, maar weet u niet hoe te starten? Geen zorgen, wij helpen u op weg! Door middel van onze workshop leert u kijken naar duurzaam inkopen vanuit een circulair perspectief en krijgt u direct praktische handvatten van onze projectleiders zero waste. Naast een inhoudelijke slag, krijgt u in deze workshop ook concrete formules en modellen mee om de inhoud direct toe te passen. Aan de hand van de R-ladder brengen we samen de mate van circulariteit van uw organisatie in kaart. Hoe hoger uw organisatie op de ladder komt, hoe kleiner uw milieu-impact is.

Vraag meer informatie aan